Γιώργος Αγαθός,

Η ψηφιοποίηση τεκμηρίων του Αρχείου Χειρογράφων και Φωτογραφιών

Τίτλος παρουσίασης

Καλησπέρα. Το όνομά μου είναι Γιώργος Αγαθός κι εκπροσωπώ τις Εκδόσεις Καστανιώτη. Στα πλαίσια του έργου «ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΕΘΝΙΚΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗΣ ΤΟΥ ΛΑΪΚΟΥ ΠΟΛΙΤΙΣΜΟΥ» του ΚΕΝΤΡΟΥ ΕΡΕΥΝΗΣ της ΕΛΛΗΝΙΚΗΣ ΛΑΟΓΡΑΦΙΑΣ της ΑΚΑΔΗΜΙΑΣ ΑΘΗΝΩΝ είχαμε αναλάβει το έργο της ψηφιοποίησης των τεκμηρίων από το αρχείο χειρογράφων και φωτογραφιών, καθώς και ένα μεγάλο μέρος των ηχητικών τεκμηρίων. Για το θέμα αυτό σας μίλησε νωρίτερα ο συνεργάτης μας Χρήστος Ντόκολας.

Όγκος υλικού

Βάσει της προκήρυξης του έργου κληθήκαμε να σαρώσουμε ένα πολύ μεγάλο μέρος τεκμηρίων από το υπάρχον αρχείο του Κέντρου Ερεύνης της Ελληνικής Λαογραφίας. Από το υφιστάμενο υλικό θα προχωρούσαμε στην ψηφιοποίηση:

• 400.000 σελίδων από τα 7.946 δεμένα και λυτά χειρόγραφα. Τα χειρόγραφα αυτά αντιστοιχούν σε χειρόγραφες και δακτυλόγραφες σελίδες, έγχρωμες και ασπρόμαυρες, ποικίλου σχήματος και φθοράς ανάλογης της παλαιότητας της καταγραφής.
• 135.000 χειρόγραφων δελτίων, έγχρωμων και ασπρόμαυρων (όσα δηλαδή δεν είχαν ψηφιοποιηθεί μέχρι τη στιγμή έναρξης του έργου από τα 155.000 υπάρχοντα).
• 11.500 φωτογραφιών, έγχρωμων και ασπρόμαυρων (όσες δηλαδή δεν είχαν ψηφιοποιηθεί μέχρι τη στιγμή έναρξης του έργου από τις 15.000 υπάρχουσες).
• 1.500 ωρών του αρχείου ταινιών 1/4" 7,5 ips και 1,7/8ips.
• 110 ωρών του αρχείου δίσκων 78 στροφών.

Προβλήματα

Αν και μας δόθηκε η ευκαιρία να δούμε δείγμα του υφιστάμενου υλικού, πριν την επίσημη έναρξη του έργου, ώστε να ρυθμίσουμε κατάλληλα τις συσκευές σάρωσης, τα θέματα που παρουσιάστηκαν και συνεχίστηκαν να παρουσιάζονται σε καθημερινή βάση κατά τη διάρκεια των δύο πρώτων μηνών ήταν πολλά. Ως απλό δείγμα αυτών θα σας αναφέρω κάποια από αυτά:

• Καθένα από τα δελτία δεν αποτελούσε και ένα μοναδικό τεκμήριο που να μπορούσε να σαρωθεί άμεσα. Μπορεί να περιελάμβανε συνδετήρα με αποτέλεσμα να συνοδεύεται από πολλαπλά αποκόμματα (έως και 27 αν θυμάμαι σωστά), ή να ήταν απόκομμα εφημερίδας, το οποίο σήμαινε ότι μετά τη σάρωση όλων των τμημάτων θα έπρεπε αυτά να «συναρμολογηθούν» και να αποτελέσουν ένα και μοναδικό αρχείο.
• Η ονοματολογία των αρχείων, χάρη στην οποία προχωρήσαμε στην πρόσληψη επιπλέον προσωπικού με μοναδικό στόχο τον έλεγχο και τη σωστή αρίθμηση όλων των τεκμηρίων. Φανταστείτε το εξής: από ένα συρτάρι, το οποίο περιελάμβανε περί τα 3.000 δελτία, να εμφανιζόταν κατά την αυτόματη αρίθμηση των σαρωτών ένα κενό στην ονομασία. Το άτομο που ήταν υπεύθυνο για τον έλεγχο έπρεπε να κλείσει το κενό, μετονομάζοντας το σύνολο των υπόλοιπων αρχείων.

Συνθήκες εργασίας και ομάδες εργασίας

Οι συνθήκες εργασίας εντός του χώρου του Κέντρου Λαογραφίας ήταν πολύ καλές. Μέσω της συνεχούς συνεργασίας των ερευνητών και των ατόμων που ανέλαβαν το έργο της σάρωσης, καταφέραμε να υλοποιήσουμε το έργο με επιτυχία και να λύσουμε τα όποια θέματα παρουσιάζονταν, τη στιγμή της εμφάνισής τους. Για την υλοποίηση αυτού του πολυσύνθετου έργου εργάστηκαν 15 άτομα, σε δύο καθημερινές βάρδιες, σε τέσσερις θέσεις εργασίας. Οι δύο θέσεις εργασίας με τέσσερα άτομα καθημερινά είχαν αναλάβει το έργο της ψηφιοποίησης των σελίδων των χειρογράφων, ενώ οι δύο άλλες θέσεις εργασίας ανέλαβαν το έργο της ψηφιοποίησης των δελτίων και των φωτογραφιών. Τέλος, υπήρχε ακόμη ένα άτομο το οποίο είχε αναλάβει το δύσκολο έργο του ελέγχου και της μετονομασίας των αρχείων, όπου αυτή ήταν απαραίτητη.

Ποσοτικά στοιχεία

Μέσω συγκεκριμένων μοντέλων πρόβλεψης είχαμε ανά πάσα στιγμή μία καθαρή εικόνα της σχέσης του χρόνου και του όγκου των σαρωμένων τεκμηρίων, η οποία τροφοδοτούνταν συνεχώς με τον καθημερινό ρυθμό σάρωσης αυτών. Τα ακριβή τελικά νούμερα δεν είναι γνωστά, αφού σταματήσαμε κάποια στιγμή την καταμέτρηση, όταν πλέον είχαμε ξεπεράσει κατά πολύ τους αριθμούς που θέσαμε στην τεχνική μας προσφορά. Βάσει αυτών είχαμε πετύχει να σαρώσουμε:
• 421.560 σελίδες χειρογράφων.
• 133.606 χειρόγραφα δελτία.
• 11.838 φωτογραφίες.
Ο δειγματοληπτικός έλεγχος των σαρωμένων τεκμηρίων πραγματοποιήθηκε από τους ερευνητές του Κέντρο Λαογραφίας. Ενώ ήμασταν συνηθισμένοι μέχρι τότε στον έλεγχο ενός ικανού ποσοστού δείγματος, το οποίο ανέρχεται συνήθως στο 5% του συνολικού όγκου, οι ερευνητές του Κέντρου Λαογραφίας, προχώρησαν στον έλεγχο σχεδόν του συνόλου του ψηφιοποιημένου υλικού, κάτι που μας οδήγησε στην εκ νέου σάρωση περίπου του 2-3% του συνολικού όγκου των τεκμηρίων. Το γεγονός αυτό οφειλόταν συνήθως σε μη σωστές συνθήκες φωτισμού κατά τη διάρκεια του έργου της σάρωσης.

Ολοκλήρωση

Το τελικό αποτέλεσμα του έργου παραδόθηκε στους υπευθύνους του Κέντρου Λαογραφίας σε 46 σκληρούς δίσκους των 500 GB έκαστος, ήτοι παραδώσαμε περίπου 22 TERRABYTE ψηφιοποιημένης πληροφορίας. Τα αρχεία αυτά, πέρα της αρχικής τους μορφής, μετατράπηκαν και σε εναλλακτικές μορφές αρχείων, μικρότερου όγκου και μεγέθους, κατάλληλες για την πρόσβαση από τους ερευνητές χωρίς να απαιτείται πλέον η αναζήτηση και χρήση του χειρογράφου, καθώς και σε μία επιπλέον μορφή (αυτή της προεπισκόπησης) στην οποία προστέθηκε υδατογράφημα, κατάλληλη για ανάρτηση στο δικτυακό τόπο του Κέντρου Λαογραφίας. Για το έργο αυτό θα σας μιλήσει αργότερα άλλος συνάδερφος από την εταιρεία που ανέλαβε την υλοποίηση της προβολής στο διαδίκτυο του Κέντρου.

Παρουσίαση: Agathos